Je e-mail database opschonen? Begin bij deze 4 typen e-mailadressen!

Je e-mail database opschonen? Begin bij deze 4 typen e-mailadressen!

Bij e-mailmarketing is het belangrijk om je database goed bij te houden en een hoge kwaliteit te waarborgen. Hoe beter de kwaliteit van de database, hoe positiever dit is voor de deliverability van je e-mails. Je database opschonen is één van de handelingen die nodig is om de kwaliteit te verbeteren of waarborgen.

Met je e-mails wil je zoveel mogelijk mensen bereiken die geïnteresseerd zijn in jouw boodschap. Maar in je database zitten ook adressen die niet op je boodschap zitten te wachten. Wanneer je daar veel last van hebt, is het zaak om snel schoon schip te maken. Zij kunnen er namelijk voor zorgen dat de afleverkwaliteit omlaag gaat, waardoor de mensen die wel op je boodschap zitten te wachten ook niet meer bereikt worden. Zonde toch?

In dit artikel zetten we de 4 typen emailadressen voor je op een rij waar je eigenlijk zo snel mogelijk afscheid van moet nemen.

Niet valide emailadressen
Dit zijn niet mailbare adressen, waar geen emailaccount aan gekoppeld is. Soms komen deze adressen in de database terecht door typefouten van degene die zich aanmeldde. Daarnaast kan het voorkomen dat iemand een e-mailadres opgeeft dat niet klopt, omdat ze het vervelend vinden dat ze überhaupt een e-mailadres moesten doorgeven, bijvoorbeeld nothanks@email.com. Voor de klant een slimme en simpele manier om de email te omzeilen, voor de marketeer een zeker zijnde hard bounce. Het is belangrijk om deze hardbounce vooraf te voorkomen. Email marketing providers hebben vaak restricties aan het maximale bounce percentage en inbox providers kunnen het bounce percentage gebruiken om je e-mails te blokkeren of in de spam-box te plaatsen. Kortom: vooraf uitfilteren van deze adressen loont!

Spam-traps
Een van de methoden die Inbox providers  (Hotmail, Gmail, etc.) gebruiken om te achterhalen of iemand spamt, is het aanmaken van zogenaamde spam traps. Dit kunnen voormalig bestaande emailadressen zijn die zij heractiveren. Een  account dat bijvoorbeeld in 2012 is afgesloten maken zij weer aan. Bedrijven die daar nog naar toe mailen, hebben hun database management niet op orde, is de beredenering, want er is lange tijd geen activiteit geweest op het emailadres. Kortom: het is zaak een onderscheid te maken tussen actieve en inactieve emailadressen in je database. Actieve emailadressen zijn records waarvan de ontvanger bijvoorbeeld in het laatste half jaar minimaal eenmaal activiteit heeft vertoont (open of click). Door op deze manier onderscheid te maken in je database, zorg je er voor dat je niet in een spam-trap terecht komt.

Roll-based emailadressen
E-mailadressen als info@ of sales@, kan je ook het beste uit je lijst halen. Vaak zijn dit adressen waarmee vragen van klanten beantwoord worden, het zijn geen adressen waar over het algemeen nieuwsbrieven op binnen komen. En indien er dan nieuwsbrieven op binnen komen, is het een vergaarbak. En is er nooit één persoon aan gekoppeld. Personaliseren en relevant zijn voor dergelijke emailadressen  is een moeilijke zaak.

Veelal zie je ook dat dergelijke emailadressen worden beheert door meerdere personen. Daarbij loop je het risico dat de ene persoon de e-mails niet interessant, maar irritant vindt en ze als spam markeert.

Info@-adressen zijn ook veelgebruikt op websites door spammers om zich in te schrijven of formulieren te verzenden. Door een hoog ratio van deze adressen te mailen, krijgen de inbox providers argwaan bij de kwaliteit van jouw database indien je deze records blijft mailen.

Inactieve adressen

Er bestaan eigenlijk twee soorten inactieven, namelijk de “nooit-actieven” en de “chronisch-inactieven”. De “nooit-actieven” zijn mensen die zich hebben ingeschreven, maar vanaf toen nooit activiteit hebben laten zien. Met activiteit bedoelen we in dit geval, een nieuwsbrief geopend of geklikt. De “chronisch-inactieven” zijn na het aanmelden wel een tijdje actief geweest en openden geregeld nieuwsbrieven, maar sinds een flinke tijd hebben zij geen activiteit meer vertoond.

We weten dat inbox providers bepaalde meetwaarden controleren, zoals openratio en de mate van engagement. Wanneer je voor langere tijd inactieven in je database laat en deze blijft mailen, zal dit negatieve gevolgen hebben voor je engagement cijfers die de inbox provider constateert. Wanneer deze cijfers voor een langere periode dalen, gaan inbox providers jouw e-mails in de spam map plaatsen. Dat moet je te allen tijde zien te voorkomen.

De inactieven hoeven niet per sé allemaal overboord gezet te worden. Het is goed om voor elke groep een aparte win-back strategie op te zetten. Uiteraard dien je eerst te achterhalen, welke e-mailadressen in welke groep geclassificeerd kunnen worden. De “nooit-actieven” kan je benaderen met een uitdagende e-mail waarin je hen vraagt om herinschrijving, waarbij een button wordt toegevoegd die hun herinschrijving bevestigt. Alleen de mensen die op deze button klikken, blijven in jouw e-mail lijst.

De “chronisch-inactieven” behoeven een meer campagne-matige aanpak. Deze records wil je niet te lang in je lijst houden, want wanneer je meer dan eens per week mailt, zal binnen een jaar het mailen naar deze records waarbij mails niet worden geopend, zorgen voor dalende afleverratio’s bij de inbox-providers. Om ze te activeren zal je hen een aantal re-activatie e-mails moeten versturen, daarbij kan je denken aan zaken als: “Kloppen jouw gegevens nog?” of “Er ligt een Gratis geschenk voor je klaar”, waarbij je kan werken met een persoonlijke korting. Wanneer je deze groep actief krijgt, zal je hen moeten vragen naar hun voorkeuren op het gebied van frequentie en content.

Mogelijkheden

Het is verstandig om bovenstaande zaken stapsgewijs door te voeren, te beginnen met de eenvoudigste maatregelen om je database kwalitatief beter te krijgen. Nu zal je denken; mijn database slinkt wel heel erg door deze zaken. Eens, dat klopt! Maar het biedt wel veel extra mogelijkheden. Vaak zie je na deze handelingen dat de kwaliteit van je database zorgt voor betere aflevering bij inbox providers en een hoger openratio. Daarnaast krijg je de mogelijkheid om inactieve records te heractiveren en met je doelgroep in contact te treden. Dit kan ook weer extra bezoek aan je website opleveren. Advies nodig of uw database laten opschonen? Neem gerust contact op!

Deel dit artikel